Aktuelle spesensätze 2023 deutschland

12.09.2025 | T. Reddel - Online-Redakteur, FORUM VERLAG HERKERT GMBH

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Ab 2026 gelten bestimmte Kostensätze auch für Geschäftsreisen innerhalb und außerhalb Deutschlands.

Am 5. Dezember 2025 wurden neue Ausgaben für Auslandsreisen bekannt gegeben. Sie dienen ausschließlich der Begleichung von Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten, die während einer Geschäftsreise anfallen. Die folgenden Tabellen zeigen, welche spezifischen Reisekostenpauschalen derzeit gelten.

Inhaltsverzeichnis

1. Was genau sind Spesen?

   - Bedeutung

2. Verpflegungspauschalen und Verpflegungsmehraufwendungen 2026
3. Unterkunftspauschale Deutschland: Spesensätze 2026
4. Kilometerpauschalen für Dienstreisen 2026
5. Aktuelle Spesensätze und Werte der Sachleistungen
6. Spesenrabatte 2026

Was genau sind Spesen? - Das heißt

Spesen sind bestimmteAusgaben, die den Mitarbeitern im Rahmen von Geschäftsreisen, Messeauftritten oder anderen Aktivitäten außerhalb der Arbeit entstehen.

Bei solchen Reisen entstehen den Mitarbeitern häufig zusätzliche Kosten für Verpflegung, Unterkunft und Transport. Um diesen finanziellen Mehraufwand zu kompensieren, können Unternehmen ihren Mitarbeitern gesetzlich festgelegte Kostensätze in Form von Pauschalbeträgen erstatten. Zu diesem Zweck benötigen Mitarbeiter entsprechende Bestätigungen.

Unter Spesen werden in erster Linie folgende Ausgaben verstanden:

• Verpflegung (Frühstück, Mittagessen, Abendessen)
• Unterkunft (Übernachtung in einem Hotel, Pension etc.)
• Reisekosten (Benzin, Bahntickets etc.)

Die Höhe der Pauschale/Spesensatz richtet sich insbesondere nach der Zeitdauer und Land (Inland oder Ausland), in dem die Geschäftsreise stattfindet.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht jedes Jahr eine eigene Tabelle mit den aktuell geltenden Spesensätzen für alle Länder.

Sind Spesen steuerfrei?

Ja, Ihr Arbeitgeber kann Spesen steuerfrei erstatten. Für steuerliche Zwecke gelten sie als Betriebsausgaben und können in Anhang N Ihrer Steuererklärung angegeben werden.

Für Selbstständige und Unternehmen sind Aufwendungen steuerlich absetzbar.

Wichtig ist, dass Unternehmen bei der Erstattung von Pauschalbeträgen die maximalen Aufwandssätze nicht überschreiten. Im Folgenden werden diese Grenzwerte erläutert.

Verpflegungspauschale und Verpflegungsmehraufwendungen 2025 und 2026 - Laufende Ausgaben in Deutschland

Die aktuellen Spesensätze unterteilen die Pauschalen gemäß § 9 Abs.

1 BGB in zwei Arten. 4a EStG. Sie richten sich nach der Dauer der Dienstreise und werden wie folgt differenziert:

• Zusätzliche Verpflegungskosten bei Dienstreisen mit einer Dauer von mehr als 24 Stunden und dauernder Abwesenheit von Mitternacht bis Mitternacht
• Zusätzliche Verpflegungskosten bei Dienstreisen mit einer Dauer von mehr als 8 Stunden, aber weniger als 24 Stunden (auch bei mehrtägigen Dienstreisen am An- oder Abreisetag)

Diese Aufteilung gilt für die Berechnung der Spesensätze im Inland und der Spesen im Ausland.

Wie hoch sind die laufenden Ausgaben in Deutschland?

Im Jahr 2026 gelten weiterhin die Pauschalen von 28,00 und 14,00 Euro aus dem Jahr 2020.

Ursprünglich sollten die Freibeträge im Land im Jahr 2024 32,00 und 16,00 Euro betragen. Hintergrund war das Wachstumschancengesetz, das mehrfach diskutiert und neu verhandelt wurde. Der Gesetzgeber hat dieses Vorhaben jedoch im Vermittlungsausschuss abgesagt. Daher kam es im Jahr 2024 zu keiner Erhöhung der Ausgaben für zusätzliche Mahlzeiten, obwohl das BMG für die Jahre 2025 und 2026 keine Erhöhungen der Ausgaben für Inlandsreisen angekündigt hat.

Deshalb gelten im Jahr 2026 Inland folgende Zulagen:

Gültigkeitszeitraum	Dauer Abwesenheit	Zusätzliche Verpflegungskosten
vom 1. Januar 2020 bis einschließlich 2026	ab 24 Stunden	28,00 Euro
	über 8 bis 24 Stunden	14.00 Uhr Euro
01.01.2014 bis 31.12.2019	ab 24 Stunden	24,00 Euro
	über 8 bis 24 Stunden	12,00 Euro
bis Dezember 31.03.2013	ab 24 Stunden	24,00 Euro
	14 bis 24 Stunden	12,00 Euro
	über 8 bis 14 Stunden	6,00 Euro

⇒ Hinweis: Bei Bedarf sollte ein Sachbezug in den Kosten einer zusätzlichen Mahlzeit enthalten sein.

Verpflegung und Unterbringung im Ausland

Am 5.

Dezember hat das BMF die Kostensätze für Dienstreisen ins Ausland ab 2026 bekannt gegeben. Geänderte Kostensätze sind fett hervorgehoben. Betroffen sind insgesamt 46 Bundesstaaten und Regionen, die teilweise nur Pauschalbeträge für zusätzliche Verpflegungskosten, andere aber auch Pauschalen für Übernachtungskosten vorsehen.

Kostenloser Download

Kostenloser Download„Aufwendungssätze und Werte von Sachleistungen geben einen Überblick über die Pauschalen, die ab 2025 im Ausland weiterhin gelten.“ 2025“.

Zum besseren Vergleich können Sie hier alle bisherigen BMF-Schreiben zu Mehraufwendungen für Verpflegung im Ausland im PDF-Format einsehen:

Das jährliche Pauschalen- und Unterbringungsupdate zeigt bereits: Die Ausgabensätze ändern sich ständig.

Die Berechnung der Ausgaben für 2025 und 2026 erweist sich hinsichtlich der Geldleistungen oft als Herausforderung.

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In diesem Video finden Sie weitere Informationen zur Veranstaltung:

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Pauschale Übernachtungskosten in Deutschland: Spesensätze für 2026

Bei Geschäftsreisen innerhalbDeutschlands können die Übernachtungskosten auf zwei Arten steuerfrei erstattet werden:

1. Bei Vorlage einer Hotelrechnung
2. Durch Beantragung einer Pauschale - 20,00 Euro pro Nacht(§§ 7 Bundesreisekostengesetz (BRKG)

Nur Arbeitgeber können diesen Betrag für die Übernachtung steuerfrei erstatten.

Arbeitnehmer haben hierzu keinen Rechtsanspruch. Seit 2001 besteht die Möglichkeit, bei mehrtägigen Reisen zwischen einem Personalausweis und einer Pauschale zu wechseln.

Vorsicht bei Privatunterkünften: Unternehmen können ihren Mitarbeitern keine Pauschale für die Unterbringung zahlen, wenn sie während einer Geschäftsreise eine Privatunterkunft nutzen.

In diesem Fall können Arbeitnehmer seit 2008 nicht mehr erstattete Beträge in ihrer Steuererklärung nicht mehr als betrieblich bedingte Ausgaben angeben.

Pauschale Kilometerpauschale für Dienstreisen im Jahr 2026

In den Spesensätzen sind neben Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen auch Dienstreisekosten enthalten. Arbeitnehmer, die im Rahmen einer Dienstreise mit dem Privatwagen anreisen, haben Anspruch auf eine gesonderte Kilometerpauschale.

Hierzu zählen auch Fahrten zu Kunden oder Lieferanten sowie der Besuch von Messen oder anderen Fachveranstaltungen.

Die Pauschale orientiert sich an den durchschnittlichen Kosten für Benzin, Wartung und Versicherung pro Kilometer und ist in § 5 BRKG geregelt. Die Kilometerpauschale wird daher pro zurückgelegtem Kilometer angegeben und ist kumulativ für die Hin- und Rückfahrt zu berechnen.

Sie gilt für Fahrten im In- und Ausland und beträgt in der Regel:

• 20 Cent pro Kilometer (höchstens 130 Euro für eine Hin- und Rückfahrt)
• 30 Cent pro Kilometer (bei erheblichem behördlichen Interesse an der Nutzung eines Kraftfahrzeuges gemäß § 5 Abs. 2 BRKG)

⇒ Hinweis: Zusätzlich zur sogenannten Entfernungspauschale bzw.

Wegepauschale im Rahmen von die Kilometerpauschale. Diese ist nicht in den Spesen enthalten, sondern gilt für regelmäßige Fahrten zum Arbeitsort (sog. erste Arbeitsstätte), also keine Dienstreisen oder sonstige Nebentätigkeiten.

Aktuelle Spesen- und Sachbezüge

Sachbezüge für Spesen im Jahr 2026 sind bereits bekannt.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter „Neue Sachleistungen: Kennzahlentabelle für Verpflegung, Unterkunft und sonstige Veränderungen“.

Außergewöhnliche Sachleistungen durften bis 1996 nicht zu Unterhaltungszwecken genutzt werden. Stattdessen war eine Kürzung des Zuschusses möglich. Gemäß den Kostensätzen handelt es sich bei Sachleistungen um eine Ermäßigung, wenn ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern auf Geschäftsreisen kostenlose Mahlzeiten zur Verfügung stellt.

Ausgabenkürzungen 2026

In verschiedenen Fällen müssen Arbeitgeber bei der Berechnung der Kostensätze Ermäßigungen berücksichtigen.

Ab 1. Januar 2010Für Hotelaufenthalte gilt ein ermäßigter Umsatzsteuersatz von 7 %. Allerdings unterliegen das Frühstück und alle anderen Mahlzeiten der Mehrwertsteuer von 19 %. Die Beträge müssen gesondert ausgewiesen werden.

Eine pauschale Ermäßigung ist möglich, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Auf der Rechnung wird der Preis des Pakets für Zusatzleistungen ausgewiesen.

  Dazu gehören beispielsweise Frühstück, Parken etc.
  ⇒ Diese Pakete sind auf der Rechnung häufig als „Business-Paket“, „Pauschalleistung“ o.ä. gekennzeichnet.

• Die Rechnung beinhaltet kein Frühstück.

Für im Preis enthaltene Frühstücks-, Reise- und Bewirtungskosten sieht das Gesetz eine pauschale Ermäßigung von 20 Prozent vor.

Dabei handelt es sich um die am Beherbergungsort geltende Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Arbeitsauszeit von mindestens 24 Stunden. Für Mittag- und Abendessen gilt ein Spesenabzug von 40 Prozent.

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Quelle: „Aktuelles Reise- und Bewirtungskostenrecht“, Bundesministerium der Finanzen (BMF)

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