Anlass bewirtung beispiele

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Sie kennen das bestimmt auch: Sie gehen beruflich essen und möchten die Kosten von der Steuer absetzen. Hierfür benötigen Sie den sogenannten Unterhaltungsbeleg. Darauf können Sie alle wichtigen Informationen zum Lebensmittel notieren: z.B.

B. Ort, Datum, Anlass des Geschäftsessens und die Namen der bedienten Personen sowie etwaige Repräsentationskosten, die beim Restaurantbesuch anfallen.

Die Bewirtungsrechnung ist der Beweis dafür, dass Ihr Essen tatsächlich das Ergebnis Ihrer geschäftlichen Aktivitäten und nicht nur ein privates Vergnügen war.

Diesen Beleg benötigen Sie, um Ihre Bewirtungskosten später von der Steuer absetzen zu können. Das Finanzamt darf Bewirtungen nur dann steuerlich anerkennen, wenn Sie diese korrekt ausfüllen und die entsprechende Rechnung oder analoge Quittung des Restaurants beifügen. Gleichzeitig hilft Ihnen ein Bewirtungsbeleg, Ihre Geschäftsausgaben korrekt zu erfassen.

Dies kann ein selbst erstellter Beleg sein oder ein entsprechendes Formular, das direkt im Restaurant ausgedruckt wird.

Bewirtungsmöglichkeit: Beispiele

Es gibt viele Gründe, einen Bewirtungsbeleg im geschäftlichen Kontext zu erstellen, wie zum Beispiel:

• Bewirtung potenzielle Neukunden Aufbau einer Geschäftsbeziehung
• Geschäftsessen mit Bestandskunden, um ein laufendes Projekt/Vertrag zu besprechen oder den Kontakt zu pflegen
• Geschäftsessen mit Lieferanten oder Dienstleistern, um Lieferungen oder Leistungen zu koordinieren
• einen abgeschlossenen Vertrag oder ein abgeschlossenes Projekt zu feiern
• Unternehmenswebsite

Wer muss den Nachweis erbringen, dass die Bewirtung organisiert ist?

Die Annahmebestätigung erfolgt immer durch den Veranstalter der Veranstaltung - also durch Sie als Unternehmen oder Ihre Mitarbeiter.

Wenn jemand anders die Quittung ausfüllt, sollte der Gastgeber diese Angaben unbedingt bestätigen. Dies kann beispielsweise auf einem Formular erfolgen, das häufig auf der Rückseite oder am Ende einer Restaurantrechnung zu finden ist. Alternativ können Sie auch eine eigene Rechnung einreichen.

Welche Bewirtungskosten werden akzeptiert?

Gemäß Abschnitt R 4.10 Abs.

6 EStR Bewirtungskosten sind „Ausgaben für den Verzehr von Nahrungsmitteln, Getränken und anderen Genussmitteln“. Ebenso können auch andere im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallende Aufwendungen als Bewirtungskosten gelten. Dazu gehören Trinkgelder und Garderobengebühren.

Wie hoch darf ein Bewirtungsbeleg sein?

Damit ein Bewirtungsbeleg vom Finanzamt anerkannt wird, muss die Höhe „angemessen“ sein.

Andernfalls können die Kosten nicht abgezogen werden.

Die Frage, ob Bewirtungskosten als angemessen oder unangemessen angesehen werden können, hängt von den Umständen des konkreten Falles ab und kann leider nicht pauschal beantwortet werden. Da es keine einheitliche Anforderung, Grenze oder Regelung gibt, obliegt die Beurteilung letztlich dem zuständigen Finanzamt.

Hier einige Faktoren, die bei der Beurteilung hilfreich sein können:

• Anlass für die Bewirtung: Ein Geschäftsessen mit einem potenziellen Großkunden oder sehr wichtigen Geschäftspartner kann höhere Kosten rechtfertigen als ein Routinetreffen.‍
• Anzahl der Gäste: Je mehr Personen sich im Veranstaltungsort befinden, desto höher sind die Gesamtkosten kann sein.
• Gastposition: Je höher die Hierarchie derjenigen, die die Unterhaltung genießen, desto gehobener kann das Restaurant sein.
• Veranstaltungsort: Eine Mahlzeit in einem teuren Restaurant kostet voraussichtlich mehr als die Bewirtung von Kunden in einem billigen Restaurant.

  Sie sollten jedoch darauf achten, dass Ihre Bewirtungsrechnung in einem angemessenen Verhältnis zum Anlass steht.‍

• Art der Mahlzeit: Ein Abendessen ist in der Regel teurer als Frühstück oder Mittagessen.

Das Finanzamt kann gebeten werden, die Rechnungen genauer zu prüfen, wenn die Kosten pro Person besonders hoch sind oder wenn Kunden sehr häufig in die Räumlichkeiten eingeladen werden.

Wenn Sie beispielsweise regelmäßig sehr teure Abendessen mit denselben Geschäftspartnern veranstalten oder Gäste in Nachtclubs bewirten, kann das Finanzamt diese Kosten für unangemessen halten und ablehnen. Im Zweifel wenden Sie sich am besten an Ihren Steuerberater.

Was gilt für geschäftliche und betriebliche Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten, die als Betriebsausgaben abgesetzt werden können, lassen sich in zwei Kategorien einteilen:

1.

Betriebliche Bewirtungskosten:Wenn beim Essen mindestens eine unternehmensfremde Person anwesend ist, handelt es sich bei der Bewirtung nicht um betriebliche, sondern um geschäftsbezogene Bewirtungen. Hierzu zählen gemäß § R 4.10 Abs. 6 EStR folgende Kosten:

• Bewirtung von Personen, mit denen eine Geschäftsbeziehung besteht oder begründet werden soll.
• Bewirtung für Geschäftsbesucher, beispielsweise im Rahmen von Öffentlichkeitsarbeit.

Bewirtungskosten können zu 70% als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Das bedeutet, dass für ein Geschäftsessen ein Pauschalbetrag von 30% des Rechnungsbetrages abgezogen werden muss, da es sich um sogenannte nicht abzugsfähige Betriebsausgaben handelt. Wenn Sie Trinkgeld gegeben haben und es auf der Rechnung ausgewiesen ist, gelten 70 % dieses Betrages auch steuerlich als Betriebsausgabe.

Die Vorsteuer ist übrigens in voller Höhe 100% abzugsfähig.

2.

Kosten für Firmenbewirtung:

• Betriebskosten für Bewirtung sind Kosten, die ausschließlich für die Bewirtung der Mitarbeiter Ihres Unternehmens anfallen - beispielsweise im Rahmen einer Firmenveranstaltung oder eines Jubiläums. Diese Bewirtungskosten können Sie in voller Höhe als Betriebsausgabenabzug absetzen. Auch Trinkgelder sind zu 100 % abzugsfähig.

Das ist der Unterschied zwischen den Kosten für Bewirtung und Höflichkeit.

Kleine Gesten der Höflichkeit, die Sie Ihrem Gast beispielsweise bei einem Geschäftstreffen anbieten, sind Höflichkeiten. Dazu können beispielsweise Erfrischungsgetränke, Kaffee, Tee, Sandwiches und kleine Backwaren gehören.

Diese Ausgaben zählen nicht zur Bewirtung, da sie keine vollständige Mahlzeit darstellen.

Pflegekosten sind daher zu 100 % abzugsfähig, ohne dass besondere Aufzeichnungspflichten bestehen.

Ob Aufmerksamkeit oder Unterhaltung, hängt nicht unbedingt vom Preis ab, sondern vielmehr von der Menge der angebotenen Speisen und Getränke. Aber auch als Unterhaltung für einen geschäftlichen Anlass kann ein hochwertiges, draußen zubereitetes Catering-Buffet mit kleinen Häppchen und Snacks in den eigenen Räumlichkeiten gebucht werden.

Die Entscheidung liegt also bei Ihnen und ist oft Ermessenssache.

Pflichtbeleg für Bewirtungsinformationen

Für jede Art von Beleg gibt es einen entsprechenden Pflichtbeleg Informationen.

Die Quittung für die Bewirtung muss folgende obligatorische Angaben enthalten:

• Veranstaltungsort derBewirtung, in der Regel der Name des Restaurants;
• das genaueDatumder Bewirtung
• NamenderTeilnehmer der Bewirtung
• Nachname von derGrunddes Gastgebers für die Bewirtung (so konkret wie möglich, ein „Geschäftsessen“ allein reicht nicht aus)
• Spesenbetrag - also der Rechnungsbetrag inklusive detaillierter Aufschlüsselung (Speisen, Getränke etc.)
• Trinkgeld, sofern dieser nicht bereits in der jeweiligen Rechnung enthalten ist (aus Sicherheitsgründen).

  Bitten Sie dies möglichst vom Empfänger des Trinkgeldes bestätigen)

• Unterschrift des Gastgebers, Datum und Ort der Unterschrift

Ergänzung zur Bewirtungsrechnung: Rechnung des Gastwirts

Der Bewirtungsrechnung sollte immer eine entsprechende Rechnung des Gastwirts beiliegen (bei Rechnungen im Wert von weniger als 250 Euro inkl.

Umsatzsteuer reicht dies aus). Rechnung über einen kleinen Betrag). Damit eine Rechnung vom Finanzamt als abzugsfähig angesehen werden kann, muss sie automatisch ausgestellt werden und folgende zwingende Angaben enthalten:

• Name und vollständige Anschrift des Rechnungsstellers (z.B. Gastwirt oder Restaurant)
• Datumoder Zeitraum der Bewirtung
• Datum der Rechnungsstellung, auch wenn es mit dem Datum der Bewirtung übereinstimmt
• MengeoderArtoderUmfang der Unterhaltung - hier ist eine detaillierte Beschreibung der konsumierten Artikel erforderlich, z.B.

  „Täglicher Gang 1“ oder „Menü 3“ usw. Allgemeine Formulierungen wie „Essen und Getränke“ reichen nicht aus.

• Nettobetragfür Bewirtung
• Steuersatz
• Steuerbetrag
• Bruttobetrag‍
• nächste Rechnungsnummer
• Steuer Nummer des Rechnungsstellers (Restaurant oder Gastwirt)
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
• ggf.

  ggf. Steuerbefreiung beachten

Beispiel für einen Bewirtungsbeleg für ein Geschäftsessen:

Ein Beleg ist kein Bewirtungsbeleg!

Obwohl eine Bewirtungsquittung einer Barquittung ähnelt, handelt es sich weder bei einer Barquittung noch bei einer Gastwirtsrechnung um eine Bewirtungsquittung.

Bei einem Bewirtungsbeleg handelt es sich um einen zusätzlichen persönlichen Beleg, den Sie als Selbstständiger selbst ausfüllen bzw. erstellen müssen. Wenn Sie Ihre Bewirtungsquittung selbst einreichen müssen, weil das Restaurant Ihnen keine Rechnung stellen kann, können Sie einfach unseren kostenlosen benutzerdefinierten Beleggenerator nutzen.

Um Ihre Bewirtungskosten ordnungsgemäß abzurechnen, sollten Sie Ihrer Bewirtungsquittung die entsprechende Quittung und die zugehörige Rechnung oder Barquittung beifügen.

Wenn Sie Ihre Bewirtungsabrechnung nicht vollständig ausgefüllt haben, können Sie Ihr Geschäftsessen nicht von der Steuer absetzen.

Was passiert, wenn auf Ihrer Bewirtungsabrechnung Angaben fehlen?

Wenn Sie Ihre Bewirtungsabrechnung nicht vollständig ausgefüllt haben, können Sie die fehlenden Angaben ergänzen.

Dies kann auch über den Gastwirt erfolgen. Wenn Sie jedoch einen unvollständigen Bewirtungsbeleg beim Finanzamt einreichen, besteht ein sehr hohes Risiko, dass dieser aufgrund der Unvollständigkeit abgelehnt wird.

Ausnahmefälle bei Bewirtungsbelegen

Es gibt jedoch auch Ausnahmen beim Bewirtungsbeleg. Dies gilt insbesondere für Rechnungen unter 250 Euro und Bewirtung im Ausland.

Auf diese beiden Ausnahmefälle gehen wir im Folgenden näher ein.

Rechnung über einen Kleinbetrag

Eine Rechnung über einen Kleinbetrag ist eine Rechnung, deren Bruttobetrag 250 Euro nicht übersteigt. Dabei werden vereinfachte Regeln verwendet, sodass im Vergleich zu klassischen Berechnungen einige Informationen fehlen können.

Um die Bewirtungskosten zu begleichen, muss der Bewirtungsrechnung jedoch, wie bei einer regulären Rechnung auch, eine Kleinbetragsrechnung beigefügt werden.

Möchten Sie weitere Informationen zu dieser Art von Rechnung? Lesen Sie unseren Artikel zur Berechnung von Kleinbeträgen.

Bewirtung im Ausland

Für Bewirtungskosten im Auslandsind die Anforderungen etwas weniger streng.

Je nach Einzelfall kann auch eine handschriftliche Quittung ausreichend sein. Dies gilt jedoch nur, wenn glaubwürdig dargelegt werden kann, dass eine elektronische Quittung oder Rechnung nicht ausgestellt werden konnte. Deshalb sollten Sie auch im Ausland immer eine Rechnung für Ihre Bewirtung und nicht nur eine Quittung verlangen.

Alternativ können Sie hier auch Ihre eigene Quittung erstellen.

Restaurantrechnungen und andere Belege automatisch mit sevdesk erfassen

Mit der Online-Rechnungssoftware von sevdesk können Sie Gastwirtsrechnungen und andere Belege ganz einfach erfassen, indem Sie sie per Smartphone-App, Drag-and-Drop oder per E-Mail scannen.

Die intelligente Belegerkennung vereinfacht die Belegerfassung zusätzlich.

Die entsprechenden Werte werden auch direkt an UStVA, EÜR/Gewinn- und Verlustrechnung usw. gesendet.

Mehr zu sevdesk

Vervollständigen Sie Ihren Bewirtungsbeleg

Damit Bewirtungskosten als Betriebsausgabe abgesetzt werden können, müssen Sie nicht nur eine korrekt erstellte Rechnung oder Rechnung über einen kleinen Betrag ausstellen, sondern auch den Bewirtungsbeleg korrekt ausfüllen.

Allerdings legen viele Restaurants der Rechnung auf Wunsch oft auch das entsprechende Formular bei.

Wenn das Restaurant Ihnen die Bewirtung nicht in Rechnung stellt, ist das keine große Sache. In diesem Fall können Sie Ihren Bewirtungsbeleg ganz einfach mit unserer kostenlosen Vorlage als eigene Rechnung ausfüllen und anschließend mit Ihrer Quittung oder Rechnung archivieren.

Bewirtungsbelegvorlage

Beim korrekten Ausfüllen Ihrer Bewirtungsrechnung gibt es viele Dinge zu beachten.

Nachfolgend finden Sie eine Beispiel-Quittungsvorlage von sevdesk zum kostenlosen Download als Word- oder Excel-Datei. In der Vorlage sind bereits alleerforderlichen Angaben für eine Bewirtungsabrechnung enthalten, sodass Sie Fehler sofort vermeiden können.

Hinweis: Strenge Kontrolle der Bewirtungsbelege beim Finanzamt

Um Betrug und Korruption vorzubeugen, werden Bewirtungsrechnungen vom Finanzamt besonders detailliert geprüft.

Beamte oder Prüfer achten insbesondere auf Pflichtinformationen, anfallende Kosten, Angemessenheit der Bewirtungskosten und Bewirtungsgründe.

Um etwaige Prüfungsprobleme und Steuernachzahlungen zu vermeiden, füllen Sie alle Bewirtungsbelege für Ihre Buchhaltung stets sorgfältig und fristgerecht aus und bewahren Sie diese ordnungsgemäß auf.

Belege am besten auf Thermopapier kopieren oder digital speichern. Dadurch sind sie auch nach vielen Jahren noch gut lesbar. Hier bietet eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk optimale Unterstützung.

Versenden von Bewirtungsrechnungen

Beim ordnungsgemäßen Versenden Ihrer Bewirtungsrechnungen sind einige Dinge zu beachten.

Auch hier muss zwischen Business Entertainment und Corporate Entertainment unterschieden werden.

Wenn Sie beispielsweise ein Geschäftsessen buchen möchten, gilt die zuvor beschriebene Aufteilung von 70% und 30%.

In sevdesk können Sie den Anlass einfach als "Corporate" oder "Business" klassifizieren und mit einem Klick auswählen Maus - und im Falle einer geschäftlichen Veranstaltung erfolgt die korrekte Aufteilung der 70 % Selbstbehalt und der nicht-selbstbehaltlichen 30 % für Bewirtungskosten und Trinkgelder automatisch durch sevdesk.

Die gesamte Vorsteuer auf dem Bewirtungsbeleg wird von sevdesk zum Zweck des Vorsteuerabzugs auch in Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung einbezogen.

Aufbewahrungsfristen für Belege

Je nach Art des Belegs gelten unterschiedlicheAufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen bei der Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten wie einem Bewirtungsbeleg.

Dies sind6-10 Jahre. Insbesondere fürBewirtungsrechnungen beträgt die Aufbewahrungsfrist 8 Jahre.

Zusammenfassung

Wie Sie sehen, ermöglicht Ihnen ein Geschäftsessen nicht nur den Aufbau und die Pflege von Beziehungen und die Motivation von Mitarbeitern, sondern kann Ihnen auch dabei helfen, Ihre Betriebskosten zu erhöhen.

Vorausgesetzt, Sie füllen anschließend den Bewirtungsbeleg mit den Pflichtdaten aus und reichen ihn zusammen mit der Restaurantrechnung beim Finanzamt ein. Nur dann ist der Aufwand steuerlich absetzbar.

Mit einer kostenlosen Vorlage wird es für Sie jedoch zum Kinderspiel. Darüber hinaus erleichtert ein ordnungsgemäß ausgefüllter Bewirtungsbeleg die Buchhaltung.

Häufig gestellte Fragen zu Bewirtungsbelegen

Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?

Wann sollte ein Bewirtungsbeleg ausgefüllt werden?

Wer muss einen Bewirtungsbeleg ausstellen lassen?

Wie hoch darf ein Bewirtungsbeleg sein?

Bewirtung?

Wie prüft das Finanzamt Bewirtungsrechnungen?

Welche Bewirtungskosten sind zu 100 % abzugsfähig?