Ablehnungen auf Bewerbungen zu schreiben, gehört für Personalverantwortliche in vielen Unternehmen zum Alltag. Das heißt aber nicht, dass es einfach ist. Sobald Sie den richtigen Kandidaten gefunden haben, besteht die Herausforderung darin, einen Ablehnungsbrief an die anderen Kandidaten zu schreiben.
Sie möchten höflich sein, aber gleichzeitig im Einklang mit dem Gesetz auf der sicheren Seite bleiben.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen die beste Vorgehensweise. Unsere Beispiele für Dankesbekundungen und höfliche Absagen können Ihnen Anregungen für die Formulierung geben.
Muss ich in der Bewerbung wirklich ein Absageschreiben schreiben?
Oft bewerben sich mehrere Kandidaten auf eine offene Stelle.
Es braucht Zeit, eine Absage für erfolglose Kandidaten zu formulieren. Laut Gesetz sind Sie nicht verpflichtet, Bewerbern ein Ablehnungsschreiben zuzusenden. Es gibt jedoch mehrere Gründe, die eindeutig für ein Ablehnungsschreiben sprechen.
Ein Ablehnungsschreiben stärkt die Marke Ihres Arbeitgebers
Das Wichtigste: das Image des Unternehmens.
Die Frustration von Bewerbern, die sich die Mühe machen, sich zu bewerben und keine Antwort vom Arbeitgeber erhalten, ist völlig berechtigt. Viele Jobsuchende machen ihrem Frust dann Luft - am liebsten online.
Kandidaten berichten beispielsweise in den sozialen Medien oder auf speziellen Unternehmensbewertungsplattformen (z. B. kununu) über ihre Erfahrungen mit dem Bewerbungs- und Interviewprozess.
Das wirft definitiv kein gutes Licht auf Ihr Unternehmen.
Außerdem ist es nur eine Frage der Höflichkeit. Indem Sie eine Bewerbung freundlich und wertschätzend ablehnen, zeigen Sie dem Kandidaten, dass Sie seine Bemühungen wertschätzen. Besonders wertvoll für die Candidate Experience ist außerdem, dass der Bewerber ein Feedback erhält, das ihm die Möglichkeit gibt, die Bewerbung bei Bedarf zu verbessern.
Es wirkt sich auch auf die Marke Ihres Arbeitgebers aus.
Was ist im Falle einer Absage wichtig?
1. Schnelle Antwort
Die meisten Bewerbungen werden online gestellt. Wer eine E-Mail mit Lebenslauf und Referenzen an ein Unternehmen schickt, erwartet eine schnelle Antwort vom Unternehmen.
Lassen Sie Kandidaten also nicht zu lange warten.
Eine kurze Empfangsbestätigung zu Beginn informiert die Kandidaten darüber, dass ihre Unterlagen eingetroffen sind und derzeit geprüft werden.
2. Der richtige Zeitpunkt für eine Absage
Das Warten auf die Antwort des Unternehmens ist für die meisten Arbeitssuchenden besonders unangenehm.
Üben Sie Kandidaten daher keiner unnötigen Folter aus und informieren Sie sie umgehend, wenn eine Entscheidung zur Besetzung der Stelle getroffen wird.
Der richtige Zeitpunkt für die Ablehnung ist entscheidend.
Aber geben Sie nicht sofort auf! Stattdessen ist es gesetzlich vorgeschrieben, die Unterlagen jedes Antragstellers sorgfältig zu prüfen. Hierfür ist ein Zeitrahmen von zwei Tagen bis zwei Wochen vorgesehen. Antworten Sie nicht, bevor diese Frist abgelaufen ist.
In Recruitee können Sie beispielsweise nach einer bestimmten Zeit automatisch eine abgelehnte E-Mail versenden.
So entsteht nicht von Anfang an der Eindruck, dass Ihre Bewerbung chancenlos war. Anschließend müssen Sie entscheiden und den Bewerbern mitteilen, ob sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden oder nicht.
Kleiner Tipp: Sollte sich die Bearbeitung verzögern, informieren Sie den Stellensuchenden kurz - ein Anruf genügt.
3.
Dedizierter Ansprechpartner
Für einen Arbeitssuchenden ist es wichtig, einen festen Ansprechpartner zu haben, der sich um den gesamten Prozess kümmert.
In einem großen Unternehmen gibt es eine Personalabteilung. In kleineren Unternehmen ist in der Regel der Assistent der Geschäftsführung für die Bewerbung zuständig.
Wichtig ist, dass es immer nur einen Ansprechpartner gibt, der sich von Anfang bis Ende um die Bewerber kümmert.
4.
Länge der Bewerbungsabsage
Wenn es um die Länge geht, halten Sie sich an eine einfache Grundregel: Ihre Bewerbungsabsage sollte präzise sein und nicht zu viele Details enthalten. Als Richtwert gilt ein Blatt Briefkopf - die Ablehnung sollte nicht länger sein.
5. Textbausteine oder Einzelabsagen?
Natürlich empfiehlt es sich im Falle einer Absage zunächst auf Textbausteine zurückzugreifen.
Dies wird jedoch oft als unpersönlich empfunden und führt eher zu Frustration bei den Kandidaten als zu einem Gefühl der Wertschätzung.
In diesem Zusammenhang ist es dringend ratsam, Ihr Ablehnungsschreiben zu personalisieren. Sie können die Textbausteine als Ausgangspunkt nutzen und diese dann individuell anpassen.
Beziehen Sie sich beispielsweise auf den Lebenslauf oder das Anschreiben des Kandidaten und heben Sie bestimmte Aspekte hervor.
Dies zeigt, dass Sie die Bewerbung sorgfältig geprüft und trotz der Absage einen positiven Eindruck auf den Bewerber hinterlassen haben.
Schenken Sie dem Ablehnungsschreiben immer die gleiche Aufmerksamkeit wie jedem anderen Brief, der das Unternehmen verlässt.
6.Wertschätzung wirkt sich auf die Qualität der Erfahrung des Kandidaten aus
Tatsächlich muss es im Interesse des Unternehmens liegen, jedem Kandidaten mit Wertschätzung zu begegnen.
Jeder, der gerade auf Jobsuche ist, tauscht sich mit Familie, Freunden und Kollegen aus.
Darüber hinaus gibt es zahlreiche Arbeitgeberbewertungsplattformen, die von Jobsuchenden genutzt werden.
Wer also mühsam Unterlagen einreicht und dann keine Antwort erhält, teilt diese gerne mit der Öffentlichkeit.
Ein Unternehmen, das Bewerber abschreckt, schadet auf Dauer seinem Image. Umgekehrt kann ein höflicher Umgang mit einem Arbeitssuchenden durchaus sein Image verbessern - auch wenn er abgelehnt wurde.
Wie schreibe ich ein Ablehnungsschreiben?
Der Aufbau von Ablehnungsschreiben ist immer ähnlich und sollte idealerweise so aussehen:
- Formulieren Sie ein präzises, aber klares Thema rund um die Stelle.
Die meisten Jobsuchenden bewerben sich auf mehrere Stellen gleichzeitig und freuen sich daher, wenn sie sofort erkennen, von welchem Unternehmen die E-Mail stammt.
- Die Begrüßung ist förmlich, freundlich und zugleich voller Wertschätzung. Sprechen Sie den Bewerber immer mit Namen an und achten Sie auf die richtige Schreibweise.
- Generell kann davon ausgegangen werden, dass sich der Bewerber viel Mühe bei der Vorbereitung der Bewerbung gegeben hat.
Danke ihnen dafür.
- Dazwischen gibt es einen Balanceakt: Rechtfertigung. Generell gilt, dass Absagen immer möglichst positiv formuliert werden sollten. Sie müssen deutlich machen, dass es kein Vorstellungsgespräch geben wird. Gleichzeitig werden etwaige Zweifel minimiert, dass es an den Fähigkeiten des Bewerbers liegt.
Machen Sie deutlich, dass er oder sie im Bewerbungsprozess die gleichen Chancen hatte. Stellen Sie sicher, dass Sie positive Eigenschaften und Talente hervorheben und betonen, dass ein anderer Kandidat das Anforderungsprofil einfach noch besser erfüllt.
- Ablehnung bedeutet immer Nein, aber am Ende können Sie gegebenenfalls konstruktives Feedback geben.
Sie können auch noch einmal hervorheben, was Ihnen an der Bewerbung besonders gefällt. Sie können kreativ und spontan sein und nicht zu bürokratisch schreiben.
- Verabschieden Sie sich abschließend höflich und ermutigen Sie den Kandidaten, indem Sie ihm alles Gute für seine weitere Karriere wünschen.
Wie formuliert man eine Bewerbungsablehnung höflich?
Am besten nehmen Sie sich etwas Zeit, um für jeden Kandidaten ein individuelles Ablehnungsschreiben zu verfassen.
Wenn Sie Zeit haben, wenn nicht.
Alternativ können Sie die unten stehenden Texte als Vorlage nutzen und bei Bedarf einfach anpassen.
1. Muster einer Bewerbungsablehnung
Sehr geehrte Frau*Herr Doe*Doe,
Vielen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an unserem Unternehmen.
Wie Sie sich sicher vorstellen können, haben wir viele Einsendungen erhalten.
Der Auswahlprozess war für uns nicht einfach. Wir haben Ihre Bewerbung positiv bewertet, müssen Ihnen jedoch heute mitteilen, dass wir einen weiteren Kandidaten ausgewählt haben, der unsere Anforderungen noch besser erfüllt.
Wir möchten Ihnen jedoch versichern, dass unsere Entscheidung nicht auf mangelnde Qualifikation oder die Gestaltung der Bewerbung zurückzuführen ist.
Bitte empfinden Sie dies nicht als eine Herabwürdigung Ihrer selbst, Ihres Wissens und Ihrer Qualifikationen. Im Bewerbungsprozess entscheiden oft kleine Details über das Endergebnis.
Wir wünschen Ihnen weiterhin beruflichen Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen
Name des Absenders
Ablehnungsbeispiel für interessante Kandidaten
Sehr geehrter Herr*Frau.
Doe,
Vielen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Ihr Profil gefällt uns sehr gut und auch wenn wir die ausgeschriebene Stelle bereits anderweitig besetzt haben, werden wir Ihre Bewerbung bei Bedarf gerne nutzen - sofern Sie damit einverstanden sind.
Die Entscheidung fiel uns besonders schwer. Bitte verstehen Sie unsere Weigerung nicht als Abwertung Ihrer Leistungsfähigkeit.
Im Bewerbungsprozess entscheiden oft kleine Details über das Endergebnis.
Wir wünschen Ihnen weiterhin beruflichen Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen
Name des Absenders
Beispiel für die Absage einer Initiativbewerbung
Sehr geehrte Frau*Frau Doe,
Vielen Dank für Ihre interessante Initiativbewerbung und Ihr Interesse an unserem Unternehmen.
Leider haben wir derzeit keine offene Stelle, die Ihren Qualifikationen entspricht. Dennoch möchten wir mit Ihnen in Kontakt bleiben und Ihr vielversprechendes Profil in unseren Talentpool aufnehmen, um Sie in Zukunft bei passenden Stellenangeboten kontaktieren und Sie über neue Jobmöglichkeiten informieren zu können.
Sind Sie einverstanden? Dann klicken Sie auf den untenstehenden Link: (Link zu Ihrem Talentpool)
Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihre zukünftige Karriere und hoffen, bald wieder von Ihnen zu hören.
Mit freundlichen Grüßen
Name des Absenders
Beispiel für eine Ablehnung nach dem Lesen:
Sehr geehrter Herr*Frau.Doe,
Vielen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an unserem Unternehmen.
Es hat uns sehr gefreut, Sie in einem persönlichen Gespräch kennenzulernen. Sie haben uns einen guten Eindruck davon vermittelt, wer Sie sind und welche Stärken Sie mitbringen.
Leider müssen wir Ihnen heute jedoch mitteilen, dass wir uns für einen anderen Kandidaten entschieden haben, der unsere Anforderungen noch besser erfüllt.
Wir möchten Ihnen jedoch versichern, dass unsere Entscheidung nicht auf mangelnde Qualifikation oder die Gestaltung Ihrer Bewerbung zurückzuführen ist. Bitte verstehen Sie unsere Weigerung nicht als Abwertung Ihrer Leistungsfähigkeit. Im Bewerbungsprozess machen oft kleine Details den Unterschied.
Wir möchten Sie gerne in unseren Talentpool aufnehmen und mit Ihnen über zukünftige Vakanzen in Kontakt bleiben.
Wenn Sie Teil unseres Talentpools werden möchten, klicken Sie bitte auf den untenstehenden Link: (Talentpool-Link).
Bitte haben Sie Verständnis für unsere Entscheidung und interpretieren Sie die Ablehnung nicht als Zweifel an Ihrer Qualifikation.
Wir wünschen Ihnen weiterhin beruflichen Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen
Absendername
Wenn Sie eine Personalbeschaffungssoftware wie Tellent Recruitee verwenden, können Sie automatische Ablehnungs-E-Mail-Vorlagen erstellen.
Diese können die Grundlage für alle Personalverantwortlichen in Ihrem Unternehmen bilden und im Falle einer Absage einfach personalisiert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass es im gesamten Unternehmen einen einheitlichen Kündigungsprozess gibt. Der Zeit- und Arbeitsaufwand für die manuelle E-Mail an Kandidaten wird deutlich reduziert.
Wie erklären Sie sich die Ablehnung?
Müssen Sie eine Begründung angeben?
Die wohl wichtigste Frage bei der Ablehnung eines Antrags: Begründung angeben oder nicht? Sie können davon ausgehen, dass Kandidaten wissen möchten, warum ihnen eine Stelle verweigert wurde.
Als Personalmanager stehen Sie zwischen zwei Stühlen, denn auch das AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) muss beachtet werden.
Das AGG verbietet Diskriminierung aufgrund der ethnischen Zugehörigkeit, des Geschlechts, einer Behinderung, der Religion, der Weltanschauung, des Alters oder der sexuellen Identität.
Um auf der sicheren Seite zu sein, raten Rechtsanwälte, in Ihrem Ablehnungsschreiben möglichst keine Begründung anzugeben.
und wählen Sie eine neutrale Formulierung.
Wenn Sie individuelle Ablehnungen bevorzugen, ist es umso wichtiger, dass Sie Ihre Ablehnung juristisch und fehlerfrei formulieren. Die Ablehnung darf keinen Zweifel daran lassen, dass sie auf einer Diskrepanz zwischen Anforderungsprofil und Qualifikationen beruht.
Wenn die Entscheidung jedoch auf anderen Gründen beruht, ist es besser, keine Begründung anzugeben.
In diesem Fall ist es besser, darauf hinzuweisen, dass ein anderer Kandidat das Anforderungsprofil besser erfüllt.
Wie beuge ich Diskriminierungsklagen vor?
AGG bereitet Ihnen als Personalleiter aus gutem Grund Kopfschmerzen - weil Sie Angst haben, jedes Mal verklagt zu werden, wenn Sie eine Stelle ablehnen.
Deshalb geben die meisten Unternehmen überhaupt keine Begründung an.
Dies führt jedoch häufig zu Frustration bei den Kandidaten. Wenn Sie den Grund dafür kennen, ist es viel einfacher, eine Ablehnung zu verarbeiten, und vielleicht erfahren Sie sogar, was Sie bei Ihrer nächsten Bewerbung verbessern können.
Wenn Sie Kandidaten auf Augenhöhe begegnen möchten, lohnt es sich, transparent zu sein und den Grund anzugeben.
Um die Rechtssicherheit zu gewährleisten, müssen Sie jedoch darauf achten, dass die Formulierung rechtsgültig ist. Idealerweise sollte die Ablehnung anwaltlich geprüft werden.
Der richtige Umgang mit der Ablehnung einer Bewerbung eines schwerbehinderten Arbeitnehmers
Entscheidend ist die Bewerbung eines schwerbehinderten Arbeitnehmers - hier gilt es, eine absolut rechtssichere Absage zu formulieren.
Letztlich gilt es, Verstöße gegen Compliance-Regeln zu vermeiden.
Zunächst sollten Sie die Schwerbehindertenvertretung unmittelbar nach Erhalt der Unterlagen informieren. Sie können Apps durchsuchen, aber keine Vorauswahl treffen. Fällt am Ende des Verfahrens eine Entscheidung gegen den Bewerber aus, ist es besonders wichtig, ein rechtskräftiges Ablehnungsschreiben zu verfassen.
Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Kandidatenpool erstellen - ein Datenschutzthema
Es kommt nicht selten vor, dass man auf aussichtsreiche Kandidaten stößt, deren Bewerbungsunterlagen man gerne behalten möchte. Gerade bei Initiativbewerbungen ist das manchmal sinnvoll.
Allerdings kann es schnell zu Problemen mit dem Datenschutz kommen.
Sie dürfen die Daten der Kandidaten nicht einfach speichern. Gemäß Bundesdatenschutzgesetz müssen alle Daten spätestens nach zwei Monaten gelöscht werden.
Wenn Sie also einen Bewerberpool an Talenten pflegen möchten, müssen Sie die Kandidaten schriftlich um ihre Zustimmung zur Datenspeicherung bitten.
Automatisierung und Wertschätzung sind kein Widerspruch
Bewerbungsabsagen gehören zum Alltag, sollten aber nicht auf die leichte Schulter genommen werden.
Eine HR-Software wie Tellent Recruitee kann Ihnen helfen, diese Routineaufgabe zu automatisieren, ohne dabei auf den wertschätzenden Umgang mit Kandidaten zu verzichten.
Sie können eine persönliche Demo-Sitzung mit unseren Experten buchen und herausfinden, wie es für Ihr Unternehmen funktionieren kann.